Думаю, кожен з нас рано чи пізно стикався з необхідністю направити офіційного листа в ту чи іншу структуру – так, щоб мати доказ такої відправки і отримати офіційну відповідь чи навіть оригінал якогось документу (довідку, роз’яснення, дублікат рішення суду або власну трудову книжку).

Закон передбачає обов’язок державних і приватних структур відповідати на листи, але якщо лист буде оформлено неправильно, клерк з чистою совістю може відправити його «за належністю», як кажуть у деяких структурах. Або просто у смітник. І відповіді тоді чекай – не чекай, не буде.

Листи

Про зміст зауважень, скарг, пропозицій та запитів поговоримо дуже скоро. А сьогодні пропоную розглянути, чим нам можуть зарадити українські поштові сервіси.

Серед листів, які стануть нам у нагоді при офіційному зверненні, виділяють такі основні типи:
– простий лист (просте поштове відправлення);
– рекомендований лист (реєстроване поштове відправлення);
– цінний лист (поштове відправлення з оголошеною цінністю).

Простий лист

Просте поштове відправлення – найдешевший і найпростіший спосіб спілкування в епістолярному жанрі з давніх-давен. Так, купуючи на пошті конверт і марки, ми можемо відправити простий лист, якщо вкажемо адресата, адресанта (відправника) і кинемо наш лист у поштову скриньку. Плюсом є відносна швидкість і відсутність необхідності ходити на пошту, якщо у нас є марки. Недоліком цього способу спілкування з хитрими державними і приватними структурами є відсутність чеку і розписки. Іншими словами, у нас не буде доказів, якщо ми відправимо такий лист. І його з високою вірогідністю можуть направити «за належністю».

Рекомендований лист

Рекомендоване поштове відправлення відрізняється від простого тим, що на його підтвердження пошта видасть нам чек, на якому буде вказано унікальний 13-значний номер. Ось, я виділила його для Вас рожевим:

ЧекЦей 13-значний ідентифікатор дозволяє дізнатися про місцезнаходження рекомендованого листа та факт його вручення на офіційному сайті Укрпошти протягом 6 місяців з дня відправки листа. Якщо лист надсилається за межі України, сайт Укрпошти покаже день, коли лист вийшов за межі України. За межами України можна знайти аналогічні поштові сервіси країни призначення листа, які показують місцезнаходження і факт вручення листа у країні призначення. Ось, наприклад, Великобританія, Сполучені Штати, Японія.

Цінний лист

Цінне поштове відправлення цінне тим, що дозволяє описати документи, які містяться у такому листі. Це так і називається: опис вкладення. Робиться він за формою 107, в якій вказується назва нашого звернення (наприклад, «Претензія про негайну виплату заборгованості № 1 від 10 жовтня 2014 року») і всіх доданих до неї документів. У третьому стовпчику ми рахуємо, скільки сторінок у кожному документі (наприклад, у «Претензії» може бути 3 сторінки, а у копії доданої до неї розписки про заборгованість – лише одна), підсумовуємо кількість сторінок (у нашому прикладі – 4), підписуємо у двох екземплярах і у відкритому конверті несемо на пошту.

Працівник пошти ретельно перевіряє назви документів і сторінок в них, після чого ставить поштовий штемпель на наш екземпляр опису і видає нам опис разом з чеком – майже таким самим, як чек про відправку рекомендованого листа. Інший екземпляр опису вкладається у конверт разом з документами, які ми відправляємо.

Ось Форма 107 у зручному форматі.

 

Важливо! Надсилати поштою оригінали документів не рекомендується, за винятком оригіналу звернення, підписаного власноруч.

Недоліком цінного листа є те, що його не вручають особисто, а повідомляють одержувача про необхідність особисто з’явитися у поштове відділення для того, щоб отримати цінну кореспонденцію. Тому хитрі структури іноді можуть ігнорувати похід на пошту, щоб нічого не отримувати, і лист повернувся назад до відправника. Адже поштове відділення буде чекати адресата лише 30 днів, після чого направить цінного листа назад.

Цікаво! Іноді, коли потрібно за всяку ціну «достукатися» до адресата, можна йому відправити одночасно два однакових листа: один цінний, один рекомендований. Тоді, навіть якщо цінний лист повернеться відправнику, рекомендований все одно буде вручений. А опис вкладення повернутого цінного листа за певних умов може слугувати доказом, що рекомендованим листом направлялись ті самі документи.

Ще один доказ

Разом з рекомендованим або цінним листом можна також заповнити повідомлення про вручення, яке пошта надішле нам назад після вручення листа разом з власноручним підписом одержувача. Як правило, на повідомленні про вручення розписуються клерки державних і приватних структур, а отже у випадку запалення хитрощів можна з легкістю простежити, хто і коли відправив нашого листа «за належністю». Таким чином, повідомлення про вручення, хоч і коштує додаткових 3,50 грн., та того вартує! ^^

…і ще один

Ще одним способом офіційного надсилання листів є кур’єрські служби, та не завжди вони дають можливість зробити опис вкладення листа. Тим не менше, дуже часто кур’єрські служби дозволяють відправити листа надзвичайно швидко (за ніч), і більшість судів сприймає підтвердження відправлень, надані кур’єрськими службами, як належний доказ. Тому, якщо у вас обмаль часу, звернення до кур’єрської служби може бути слушним виходом із цейтноту.

 

Друзі! Чи було у вас так, що вам потрібно було направити офіційного листа, а він або не доходив до адресата, або ви не отримували відповіді? Чи, може, державні органи «перекидували» листа, як у волейболі, у різні свої підрозділи – так, що ви вже заплуталися, де він? І чи відомі вам інші «фішки» стимулювання хитрих державних чи приватних структур до офіційного діалогу?

Поділіться у коментарях своєю історією чи порадою! А можна і тим, і іншим ^^