Думаю, каждый из нас рано или поздно сталкивался с необходимостью направить официальное письмо в ту или иную структуру – так, чтобы иметь доказательство такой отправки, и получить официальный ответ или даже оригинал какого документа (справку, разъяснения, дубликат решения суда или собственную трудовую книжку).

Закон предусматривает обязанность государственных и частных структур отвечать на письма, но если письмо будет оформлено неправильно, клерк с чистой совестью может отправить его «по назначению», как говорят в некоторых структурах. Или просто в помойку. И ответа тогда жди – не жди, не будет.

Листи

О содержании замечаний, жалоб, предложений и запросов поговорим очень скоро. А сегодня предлагаю рассмотреть, чем нам могут помочь украинские почтовые сервисы.

Среди писем, которые нам пригодятся при официальном обращении, выделяют следующие основные типы:
– Простое письмо (простое почтовое отправление);
– Заказное письмо (регистрируемое почтовое отправление);
– Ценное письмо (почтовое отправление с объявленной ценностью).

Простое письмо

Простое почтовое отправление – самый дешевый и самый простой способ общения в эпистолярном жанре с давних времен. Так, покупая на почте конверт и марки, мы можем отправить простое письмо, если укажем адресата, адресанта (отправителя) и бросим наше письмо в почтовый ящик. Плюсы: относительная скорость и отсутствие необходимости ходить на почту, если у нас есть марки. Недостаток этого способа общения с хитрыми государственными и частными структурами – отсутствие чека и расписки о получении. Иными словами, у нас не будет доказательств, если мы отправим такое письмо. И его с высокой вероятностью могут направить «по назначению».

Заказное письмо

Заказное почтовое отправление отличается от простого тем, что в подтверждение его отправки почта выдаст нам чек, на котором будет указан уникальный 13-значный номер. Вот, я выделила его для вас розовым:

Чек
Этот 13-значный идентификатор позволяет узнать о местонахождении заказного письма и факт его вручения на официальном сайте Укрпочты в течение 6 месяцев со дня отправки письма. Если письмо направляется за пределы Украины, сайт Укрпочты покажет день, когда письмо вышло за пределы Украины. За пределами Украины можно найти аналогичные почтовые сервисы страны назначения письма, которые отображают местонахождение и факт вручения письма в стране назначения. Вот, например, Великобритания, Соединённые Штаты, Япония.

Ценное письмо

Ценное почтовое отправление ценно тем, что позволяет описать документы, содержащиеся в таком письме. Это так и называется: опись вложения. Делается он по форме 107, в которой указывается название нашего обращения (например, «Претензия о немедленной выплате задолженности № 1 от 10 октября 2014») и всех прилагаемых к нему документов. В третьей колонке мы считаем, сколько страниц в каждом документе (например, в «Претензии» может быть 3 страницы, а в копии добавленной к ней расписки о задолженности – лишь одна), суммируем количество страниц (в нашем примере – 4), подписываем в двух экземплярах и в открытом конверте несем на почту.

Сотрудник почты тщательно проверяет названия документов и страниц в них, после чего ставит почтовый штемпель на наш экземпляр описи и выдает нам описание вместе с чеком – почти таким же, как чек об отправке заказного письма. Другой экземпляр описи вкладывается в конверт вместе с документами, которые мы отправляем.

Вот Форма 107 в удобном формате.

 

Важно! Отправлять по почте оригиналы документов не рекомендуется, за исключением оригинала обращения, подписанного собственноручно.

Недостаток ценного письма – его не вручают лично, а сообщают получателю о необходимости лично явиться в почтовое отделение для того, чтобы получить ценную корреспонденцию. Поэтому хитрые структуры иногда могут игнорировать поход на почту, чтобы ничего не получать, и письмо вернулось к отправителю. Ведь почтовое отделение будет ждать адресата лишь 30 дней, после чего направит ценное письмо обратно.

Интересно! Иногда, когда нужно любой ценой «достучаться» до адресата, можно ему отправить одновременно два одинаковых письма: одно ценное и одно заказное. Тогда, даже если ценное письмо вернется отправителю, заказное все равно будет вручено. А опись вложения возвращенного ценного письма при определенных условиях может служить доказательством, что заказным письмом направлялись те же документы.

Еще одно доказательство

Вместе с заказным или ценным письмом можно заполнить уведомление о вручении, которое почта пришлет нам назад после вручения письма вместе с собственноручной подписью получателя. Как правило, на сообщении о вручении расписываются клерки государственных и частных структур, а следовательно в случае воспаление хитрости можно с легкостью проследить, кто и когда отправил наше письмо «по назначению». Таким образом, уведомление о вручении, хотя и стоит дополнительные 3,50 грн., ого стоит! ^^

…И еще одно

Еще один способ официальной отправки писем – курьерские службы, но не всегда они дают возможность сделать опись вложения письма. Тем не менее, очень часто курьерские службы позволяют отправить письмо чрезвычайно быстро (за ночь), и большинство судов воспринимает подтверждение отправлений, предоставленное курьерскими службами, как надлежащее доказательство. Поэтому, если у вас мало времени, обращение к курьерской службе может быть подходящим выходом из цейтнота.

Друзья! Было ли у вас так, что вам нужно было направить официальное письмо, а оно или не доходило до адресата, или вы не получали ответа? Или государственные органы «перекидывали» письмо, как в волейболе, в разные свои подразделения – так, что вы уже запутались, где оно? И известные вам другие «фишки» стимулирования хитрых государственных или частных структур к официальному диалогу?

Поделитесь в комментариях своей историей или советом! А можно и тем, и другим ^^